Esta política explica qué datos trata HostFlow, de quién, para qué, con qué base legal y con qué proveedores — según seas huésped, anfitrión/gestor o propietario.
1. Quién trata tus datos
Active Network Global SL, con NIF B93372217 y domicilio en C/ Decano Manuel Domínguez 12, 29140 Málaga, España («HostFlow», «nosotros»), es quien decide por qué y cómo se tratan los datos personales que se describen en este documento.
Contacto: hostflow@inbox-ia.com.
2. A quién se dirige este documento
Este documento cubre tres perfiles distintos, porque HostFlow trata sus datos de forma distinta:
- El huésped: quien se aloja en una propiedad gestionada con HostFlow y usa el «Pase de la estancia».
- El anfitrión / gestor: quien tiene una cuenta de negocio en HostFlow.
- El propietario (cuando el gestor administra alojamientos de terceros): quien recibe un acceso de solo consulta.
3. Qué datos tratamos del huésped, y por qué
3.1 Para que el Pase de la estancia funcione
Nombre, apellidos, correo y teléfono — estos dos últimos opcionales para acompañantes (solo obligatorios para quien reserva). Base legal: ejecución de un contrato o interés legítimo del anfitrión en poder contactarte. No se pide ningún documento de identidad ni fecha de nacimiento para esta parte del servicio.
3.2 Para cumplir con el registro de viajeros (obligación legal)
Si tu alojamiento está en España, la ley (Real Decreto 933/2021) obliga al anfitrión a comunicar al Ministerio del Interior, a través de SES.Hospedajes, para cada huésped mayor de 14 años: nombre, apellidos, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad y domicilio declarado. Para menores de 14 años, estos datos los aporta el adulto que los acompaña. Base legal: cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c RGPD).
Lo que NO hacemos nunca con este dato:
- No guardamos ninguna fotografía ni escaneado de tu documento más allá del tiempo necesario para extraer y verificar el dato: la imagen se descarta después, nunca se archiva.
- No guardamos una copia del envío exacto al Ministerio: solo una huella que permite comprobar que no se ha alterado, no el contenido.
3.3 Pagos
Si pagas un servicio adicional, la tarjeta la gestiona directamente Stripe, en su propia página. HostFlow nunca ve ni guarda el número de tu tarjeta — solo recibe la confirmación del pago. Consulta stripe.com/privacy.
3.4 Mensajería con tu anfitrión
Si tu anfitrión te escribe por SMS, el mensaje se envía a través de un proveedor de mensajería SMS. Si usa la ayuda de inteligencia artificial de HostFlow para preparar una respuesta, el contenido de tu mensaje se envía a nuestro proveedor de inteligencia artificial solo para generar un borrador — el anfitrión decide si lo envía. Según sus condiciones comerciales vigentes, el contenido no se usa para entrenar sus modelos.
3.5 Servicios adicionales de terceros
Hoy, estos servicios no están activos en producción. Si se activa alguno, esta política se actualizará antes de que se active.
3.6 Lo que ve tu anfitrión
Tu anfitrión puede ver tu nombre, contacto, mensajes y el estado de tu registro. No ve tu número de documento, tu fecha de nacimiento ni tu domicilio declarado: esos datos viajan únicamente hacia el Ministerio.
3.7 Asistente Kevin AI (en tu Pase y por WhatsApp)
Puedes hablar con el asistente en el chat de tu Pase o por WhatsApp. En los dos casos tratamos el contenido de tus mensajes para responderte, en parte de forma automática con inteligencia artificial. En el chat del Pase la conversación queda unida a tu estancia y no necesitamos tu teléfono. Por WhatsApp tratamos además tu número de teléfono, y para reconocer tu estancia usamos el código de estancia que lleva el mensaje cuando lo abres desde tu Pase; esos mensajes viajan a través de WhatsApp Business (Meta). Para redactar la respuesta, los mensajes se envían a nuestro proveedor de inteligencia artificial, que según sus condiciones comerciales vigentes no los usa para entrenar sus modelos. El asistente solo usa los datos de tu estancia que ya ves en tu Pase; nunca te pide documentos de identidad ni datos de pago, y nunca da códigos de acceso ni contraseñas en la conversación. En una urgencia te indica que llames al 112. Base legal: ejecución del contrato de tu estancia.
4. Qué datos tratamos del anfitrión / gestor
- Alta y acceso: nombre, correo y contraseña (siempre cifrada).
- Facturación: gestionada por Stripe; nunca vemos tu número de tarjeta.
- Conexión con tu sistema de gestión de propiedades (PMS): credenciales cifradas, usadas solo para tus propios alojamientos.
- Cerraduras conectadas: las credenciales con el fabricante las gestionas tú; HostFlow no las ve. Para emitir y revocar el código de cada huésped, enviamos a la plataforma que gestiona la cerradura la ventana de fechas de la estancia y una referencia del alojamiento — nunca el nombre, correo ni teléfono del huésped.
- Idioma y sesión: ver §9.
5. Base legal del tratamiento
- Ejecución de un contrato: la prestación del servicio y la gestión de tu estancia.
- Cumplimiento de una obligación legal: el registro de viajeros y otras obligaciones fiscales o mercantiles.
- Interés legítimo: comunicación operativa necesaria y mejora del servicio.
- Consentimiento: cuando se pide expresamente.
6. Con quién compartimos datos
HostFlow no vende datos a nadie. Los compartimos solo con quien es necesario para prestar el servicio:
- Stripe, Inc. — pagos y suscripciones.
- Un proveedor de mensajería SMS — SMS al huésped, cuando el anfitrión lo activa.
- Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp Business) — mensajes con el asistente por WhatsApp, si le escribes.
- Nuestro proveedor de inteligencia artificial — borradores de respuesta, solo si el anfitrión usa esa función, y respuestas del asistente (en el Pase y por WhatsApp).
- La plataforma que gestiona las cerraduras conectadas, cuando el alojamiento tenga una — solo recibe la ventana de fechas de la estancia y una referencia del alojamiento.
- El sistema de gestión de propiedades (PMS) que el anfitrión conecte por su cuenta, cuando aplique.
- El Ministerio del Interior (España), vía SES.Hospedajes — obligación legal.
- Autoridades públicas, cuando la ley lo exija.
7. Transferencias internacionales
Stripe y otros proveedores que usamos (mensajería SMS, inteligencia artificial, gestión de cerraduras conectadas) tienen sede en Estados Unidos, y Meta (WhatsApp) puede tratar datos allí. Las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo se hacen al amparo de las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o del marco UE-EE.UU. (Data Privacy Framework), según el mecanismo vigente de cada proveedor.
8. Cuánto tiempo conservamos tus datos
- Registro de viajeros: 3 años desde el fin de la estancia (RD 933/2021, art. 5).
- Datos del Pase de la estancia: mientras dure la relación con el anfitrión y el tiempo que exija resolver una reclamación.
- Cuenta del anfitrión: mientras esté activa, y después el plazo mercantil/fiscal aplicable (hasta 6 años, Código de Comercio).
- Conversaciones con el asistente (en el Pase y por WhatsApp): 90 días, con borrado automático. El código de estancia para WhatsApp caduca un día después de tu salida.
Transcurridos estos plazos, el borrado se gestiona de forma manual, no automatizada. Si deseas que tus datos se eliminen antes, puedes solicitarlo conforme al procedimiento descrito en el apartado 11.
9. Cookies y almacenamiento local
La consola de gestión guarda, en tu propio navegador (nunca en una cookie de terceros): tu sesión y tu idioma elegido. Son datos estrictamente necesarios para que el servicio funcione (art. 22.2 LSSI), así que no requieren un aviso de consentimiento aparte.
Esta web pública carga la tipografía desde Google Fonts y los iconos desde una red de distribución de contenido (jsdelivr). Ninguno de los dos instala cookies, pero reciben tu IP como parte de la petición técnica del archivo — el mismo tratamiento mínimo que cualquier petición a internet.
10. Menores de edad
El Pase de la estancia no está dirigido a menores que actúen por su cuenta. Los datos de huéspedes menores de 14 años los aporta y es responsable de su exactitud el adulto titular de la reserva.
11. Tus derechos
Puedes pedir acceder a tus datos, corregirlos, que se eliminen (salvo obligación legal, como el registro de viajeros mientras dure su plazo), que se limite su uso, oponerte o llevarte una copia portable. Escribe a hostflow@inbox-ia.com. Si no quedas conforme, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.
12. Seguridad
Todas las comunicaciones viajan cifradas (HTTPS). Las credenciales de conexión con terceros se guardan cifradas. Las contraseñas nunca se guardan en texto plano.
13. Cambios en esta política
Si cambia algo relevante, se avisará aquí, con nueva fecha de versión, antes de que el cambio empiece a aplicar.